Bagian-Bagian Surat Resmi dan Cara Membuat Tanda Tangan Elektronik-Digital

 Bagian-Bagian Surat Resmi dan Cara Membuat Tanda Tangan Elektronik-Digital

Saat ini beberapa orang masih kesulitan dan tidak mengetahui bagaimana struktur penulisan surat resmi yang baik dan benar. Sesuai dengan namanya, surat resmi akan digunakan dalam suatu hal yang penting dan berkaitan dengan perseorangan atau kelompok yang memiliki jabatan tinggi. Penyusunan surat dan pemilihan bahasa yang baik tentu saja berhubungan dengan etika publik yaitu dengan bersikap hormat, sopan, dan mencerminkan tanggung jawab akan isi dari sebuah surat. Dalam korespondensi Bahasa Indonesia penulisan surat didasarkan kepada jenis surat itu sendiri karena setiap jenis surat memiliki fungsi dan tujuan masing-masing. Pengetahuan korespondensi ini tidak hanya berguna di dunia pendidikan saja, hal ini juga berguna dalam bisnis bahkan pemerintahan.

Bagian-Bagian Surat Resmi

Berikut ini adalah bagian-bagian dari surat resmi;

1. Kepala Surat

        Biasanya sudah tercetak dengan baik pada kertas surat. Kepala surat minimal terdiri dari nama instansi, perusahaan atau organisasi lengkap dengan alamatnya dan disertai lambang dari instansi, perusahaan, atau organisasi yang bersangkutan. Namun kalau kepala surat terpaksa harus diketik maka pengetikkannya dibuat yang simitris dengan format huruf.yang sudah ditentukan.

2. Tanggal Surat

Penulisan tanggal surat harus memenuhi kriteria berikut ini;

a. Di depan tanggal ditulis nama kota.
b. Nama bulan tidak boleh disingkat atau diganti dengan angka
c. Pada akhir tanggal tidak perlu diberi tanda baca apapun
d. Tahun tidak boleh disingkat

3. Nomor surat
a. Nomor surat terdiri dari : nomor urut surat pada tahun yang bersangkutan, kode surat, tahun pembuatan. Pengetikannya lurus dengan margine kiri.
b. Lampiran diketik di bawah kata No. dan menyebutkan jumlah lampiran dan bukan apa yang dilampirkan. Jika tidak ada yang dilampirkan, diganti dengan tanda (-)
c. Kata Hal diketik di bawah kata lampiran  Hal berisikan inti keseluruhan isi surat dinas.

4. Alamat
Jika alamat tersebut menunjuk nama orang maka penulisannya dengan ketentutan sebagai berikut :
a. Di depan nama diberi kata Yang terhormat dan disingkat Yth.
b. Tidak boleh melebihi separuh dari lebar kertas
c. Nama tidak boleh diputus (ganti baris)
d. Jika namanya panjang sehingga melebihi separuh dari lebar kertas maka dapat disingkat dan singkatan hendaknya sesuai dengan yang dikehendaki oleh yang punya nama sepanjang penulis surat mengetahuinya.
e. Akhir baris dari alamat tidak perlu diberi tanda baca apapun.

5. Isi Surat
a. Jarak baris menyesuaikan dengan banyak sedikitnya isi surat. Dapat dibuat dengan jarak baris 1, 1,5 atau 2 spasi.
b. Diusahakan jangan terlalu menggantung atau terlalu kebawah. (hendaknya menulis surat seperti menempatkan foto pada pigura)
c. Diusahakan hanya menggunakan 1 lembar kertas

Lembar ke 2 (dua) ditulis dengan ketentuan sebagai berikut :
1) Ketikan yang paling atas lebih kurang 4 cm dari atas kertas.
2) Kertas yang dipakai untuk lembar ke 2 (dua) kualitasnya harus sama dengan kertas yang dipakai pada lembar pertama.
3) Sekurang-kurangnya pada halaman ke dua terdiri dari 3 (tiga) baris dan bukan tiga kalimat.
4) Pertama di sebelah kiri atas ditulis nama penerima, di tengah-tengah angka 2 (yang menunjukkan halaman ke 2) dan paling kanan atas adalah tanggal surat.

6. Kelompok tanda tangan 

Terdiri dari jabatan, tanda tangan, nama terang, NIP dan Cap Dinas.
a. Jabatan diketik di sebelah kanan bawah, diakhiri tanda koma (,) dan dengan huruf besar pada awal kata.
b. Nama terang diketik dengan huruf besar pada setiap awal kata dan tidak perlu diapit dengan tanda kurung.
c. Nama dapat mencantumkan gelar akademik ( Drs. SH, Dr.dll.)
d. NIP diketik dengan huruf besar semua tanpa diakhiri tanda titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak.
e. Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi tanda tangan.

7. Tembusan
a. Diketik lurus dengan margine kiri.
b. Diketik sebaris dengan nama pejabat.
c. Diakhiri dengan titik dua (:)
d. Tanpa digaris bawah.
e. Jika yang diberi tembusan lebih dari satu maka diberi nomor urut.
f. Tidak ada kata arsip atau pertinggal.

 

Penandatanganan Surat

    Terdapat dua jenis yang dapat digunakan dalam  penandatanganan surat resmi ataupun non-resmi, yaitu Tanda Tangan Elektronik dan Tanda Tangan Digital. Perbedaan kedua tanda tangan tersebut dapat dilihat pada tabel berikut;

Tanda Tangan Elektronik	Tanda Tangan Digital
Digunakan untuk memverifikasi dokumen	Digunakan untuk mengamankan dokumen
Bisa berbentuk gambar, tulisan, bahkan checklist	Bentuk tanda tangan tidak menentukan keabsahan
Tidak memiliki sistem keamanan dokumen	Memiliki sistem keamanan dokumen
Tidak bisa divalidasi	Bisa divalidasi semua individu yang bersangkutan dengan dokumen
Tidak bisa menjamin integritas dokumen	Integritas dokumen bisa dijamin
Tidak memiliki kekuatan hukum	Memiliki kekuatan hukum
Tidak memiliki regulasi yang jelas	Terdaftar dan teregulasi di bawah pihak berwajib

 

    Perbedaan besar dari kedua tanda tangan ini adalah Tanda Tangan Digital menggunakan sertifikat digital berbasis yang dikeluarkan oleh otoritas sertifikat (CA) yang mengikat identitas seseorang atau perusahaan ke pasangan kunci kriptografi. Ketika sebuah dokumen ditandatangani secara digital dengan kunci pribadi penandatangan, maka dokumen dan identitas penandatangan akan terikat bersama untuk membentuk sidik jari digital.

Untuk mengetahui cara membuat Tanda Tangan Elektronik dan Tanda Tangan Digital dapat dilihat di sini.